Tout savoir sur le conseil de la vie sociale (CVS) : décryptage des attentes de l’évaluation HAS

Le conseil de la vie sociale (CVS) : décryptage des attentes de l’évaluation HAS

Vous préparez votre évaluation HAS ? Aujourd’hui avec Qualisanté , nous décryptons le conseil de la vie sociale (CVS) et les exigences spécifiques de la Haute Autorité de santé lors de l’évaluation de la qualité des ESSMS. Cet article ne constitue pas du conseil personnalisé, mais une revue objective des attentes réglementaires et des critères d’évaluation HAS.

Sommaire

Le CVS dans le référentiel d’évaluation HAS
Quels ESSMS sont concernés par l’obligation de CVS
Le procès-verbal de carence
Composition du CVS : les attendus de l’évaluation HAS
Les missions du CVS évaluées par les organismes habilités
Préparer votre évaluation HAS : outils et ressources
FAQ : questions fréquentes
Besoin d’accompagnement ?

Le CVS dans le référentiel d’évaluation HAS : ce qu’attendent les évaluateurs

Qu’est-ce que le CVS et pourquoi est-il central dans l’évaluation HAS ?

Le conseil de la vie sociale représente, depuis la loi du 2 janvier 2002, un pilier fondamental de la démocratie participative au sein des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Réformé par le décret n° 2022-688 du 25 avril 2022, le CVS occupe une place essentielle dans la démarche d’amélioration continue évaluée par la HAS.

Pour les organismes d’évaluation de la qualité des ESSMS, le CVS constitue un indicateur majeur de la participation effective des personnes accompagnées. Lors de votre évaluation HAS, l’organisme habilité Cofrac portera son attention sur :

L’existence et le fonctionnement effectif du CVS
La participation des membres aux entretiens collectifs prévus par le référentiel
Les traces documentaires (PV, rapports d’activité, règlement intérieur)
L’impact réel du CVS sur les décisions de l’établissement

Quels ESSMS sont concernés par l’obligation de CVS lors de l’évaluation HAS ?

Les établissements obligatoirement soumis à cette exigence

Conformément à l’article D. 311-3 du code de l’action sociale et des familles (CASF), l’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS demandera systématiquement si il y a la présence d’un CVS pour tout établissement qui assure :

Un hébergement
Un accueil de jour continu
Une activité d’aide par le travail

Structures prioritairement concernées lors de l’évaluation HAS :

Centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS)
Centres de soins, d’accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA) avec hébergement
Centres d’accueil de jour pour personnes âgées
Foyers de vie pour adultes handicapés
Établissements et services d’aide par le travail (ESAT)
Instituts médico-éducatifs (IME) accueillant majoritairement des enfants de plus de 11 ans
Foyers de jeunes travailleurs (FJT)

Les exceptions reconnues par la Haute Autorité de Santé (HAS)

Plusieurs catégories d’ESSMS sont exemptées de l’obligation de CVS, mais doivent impérativement proposer une autre forme de participation que l’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS examinera :

Établissements accueillant majoritairement des mineurs de moins de 11 ans
Structures accueillant majoritairement des mineurs placés au titre d’une mesure judiciaire
Lieux de vie et d’accueil (LVA)
ESSMS relevant des alinéas 8°, 9° et 13° de l’article L. 312-1 du CASF avec public majoritairement allophone

Point d’attention pour votre évaluation HAS : même exempté de CVS, votre établissement doit démontrer des mécanismes de participation alternatifs (groupes d’expression, consultations, enquêtes de satisfaction).

Le procès-verbal de carence comme document de traçabilité: un document lors de l’évaluation HAS

Composition d’un CVS pour l’évaluation de la qualité des ESSMS

Membres obligatoires du CVS :

Minimum 2 représentants des personnes accompagnées
Un représentant du personnel
Un représentant de l’organisme gestionnaire

Membres complémentaires selon la nature de l’établissement :

Représentants des familles ou proches aidants
Représentants légaux (pour les mineurs)
Représentants de groupements de personnes accompagnées
Médecin coordonnateur ou représentant de l’équipe soignante
Représentants de bénévoles

Le règlement intérieur : document permettant la traçabilité des actions de l’ESSMS pour l’évaluation HAS

Les attendus de la HAS est le règlement intérieur du CVS qui doit définir :

Les modalités de désignation ou d’élection des membres
Le fonctionnement de l’instance
Les conditions de renouvellement des mandats
L’organisation pratique des réunions

Ce document sera demandé lors de votre évaluation HAS pour vérifier la conformité aux dispositions du décret du 25 avril 2022.

Les missions du CVS attendus par a HAS

L’entretien collectif : moment clé de l’évaluation HAS

Le dispositif d’évaluation de la qualité HAS prévoit un entretien collectif spécifique avec les membres du CVS. Cet entretien, réalisé par l’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS.

Thématiques explorées lors de l’évaluation HAS :

1. Règles de vie collective

Le CVS est-il informé des révisions ?
Peut-il proposer des corrections ?
Participe-t-il aux comités de relecture ?
A-t-il contribué à une version FALC ?

2. Participation aux instances

Fréquence effective des réunions (minimum 3/an)
Qualité des relevés de décisions
Existence d’un rapport d’activité annuel
Réalité de la consultation sur le projet d’établissement

3. Information des suites données

Le CVS est-il informé des décisions prises ?
Y a-t-il un suivi des propositions émises ?
Les membres reçoivent-ils des retours formalisés ?

4. Bientraitance

Le CVS peut-il questionner les pratiques ?
Participe-t-il aux groupes de travail bientraitance ?
Est-il associé aux actions correctives ?

5. Cadre de vie

Le CVS est-il consulté sur les aménagements ?
Ses propositions sont-elles prises en compte ?
Existe-t-il des exemples concrets d’améliorations issues du CVS ?

6. Politique qualité et démarche qualité

Le CVS est-il informé des indicateurs qualité ?
Participe-t-il à l’identification des axes d’amélioration ?
Est-il associé aux plans d’action post-évaluation HAS ?

7. Réclamations

Le CVS connaît-il les dispositifs de signalement ?
Peut-il être saisi pour dysfonctionnements ?
Oriente-t-il vers les dispositifs de médiation ?

8. Événements indésirables

Le CVS est-il informé des EIGS (événements indésirables graves) ?
Participe-t-il aux retours d’expérience ?

9. Gestion de crise

Le CVS est-il informé des protocoles d’urgence ?
Contribue-t-il aux retours d’expérience ?

Les niveaux de participation évalués par l’organisme habilité Cofrac

Lors de votre évaluation HAS, l’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS analysera le degré d’implication réel du CVS selon trois niveaux :

-Information : le CVS reçoit des informations.

– Consultation : le CVS peut poser des questions et proposer des idées .

– Participation active : le CVS est moteur et acteur des décisions.

Préparer votre évaluation HAS : outils et ressources.

La fiche pratique HAS : référence pour les organismes d’évaluation

La Haute Autorité de santé a publié en juin 2024 la fiche « L’obligation de mise en place d’un conseil de la vie sociale (CVS) », validée le 27 juin 2024. Ce document constitue la référence utilisée par tous les organismes habilités Cofrac lors de l’évaluation de la qualité des ESSMS.

Le manuel d’évaluation HAS (page 195) contient la fiche pratique n° 6 : « Guide d’entretien avec les membres du CVS », qui détaille précisément les questions posées par l’organisme d’évaluation.

L’autoévaluation : anticipez les exigences de l’évaluation HAS

Pour préparer efficacement votre évaluation HAS, utilisez les questions du référentiel HAS (page 195 et suivantes) et réalisez une autoévaluation sur :

L’existence formelle du CVS (ou PV de carence + alternative)
La conformité de la composition
La régularité des réunions (minimum 3/an)
La qualité des traces documentaires
L’impact réel sur les décisions
La préparation des membres pour l’entretien collectif

Cette démarche d’autoévaluation vous permettra d’identifier les points d’amélioration avant l’intervention de nos évaluateurs.

La plateforme Synaé : outil des organismes d’évaluation de la qualité des ESSMS

Tous les organismes habilités Cofrac utilisent la plateforme Synaé qui génère automatiquement une grille CVS spécifique. Cette grille ne peut être ni créée ni supprimée en cours d’évaluation HAS, d’où l’importance de signaler dès le paramétrage l’existence ou non d’un CVS.

FAQ : questions fréquentes sur le CVS et l’évaluation HAS

Comment l’organisme d’évaluation Qualisanté vérifie-t-il l’existence du CVS ?

Nous demanderons :

Le règlement intérieur du CVS
Les PV des 3 dernières réunions minimum
Le rapport d’activité annuel
La liste des membres et leurs modalités de désignation

Que se passe-t-il si notre CVS ne peut pas participer à l’entretien collectif ?

L’absence des membres du CVS lors de l’entretien prévu dans l’évaluation HAS constitue un élément pénalisant. L’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS devra justifier dans son rapport cette impossibilité et l’impact sur la cotation.

Comment prouver l’impact réel du CVS ?

Documentez systématiquement :

Les propositions du CVS dans les relevés de décisions
Les suites données (acceptées, refusées avec justification, reportées)
Les exemples concrets d’améliorations issues du CVS
Les contributions au projet d’établissement et au plan d’action qualité

Combien de temps avant l’évaluation HAS faut-il constituer un CVS ?

Idéalement, votre CVS doit être opérationnel le plus tôt possible c ‘est à dire au moins 6 mois avant l’intervention de l’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS, avec au minimum 2 réunions déjà tenues et documentées.

Conclusion : le CVS, levier de réussite de votre évaluation HAS

Le conseil de la vie sociale ne représente pas seulement une obligation réglementaire : il constitue un indicateur majeur de la qualité de votre démarche participative scruté par tous les organismes habilités Cofrac lors de l’évaluation HAS.

Pour réussir votre évaluation de la qualité des ESSMS, assurez-vous que :

✓ Votre CVS est formellement constitué (ou qu’un PV de carence récent et une alternative existent)
✓ Les traces documentaires sont complètes et accessibles
✓ Les membres sont préparés à l’entretien collectif
✓ L’impact du CVS sur les décisions est démontrable
✓ La fréquence des réunions est respectée (minimum 3/an)

Aujourd’hui, nous avons décrypté les attentes spécifiques de la HAS concernant le CVS. Cet article constitue une revue des exigences réglementaires et méthodologiques, mais ne remplace pas un accompagnement personnalisé adapté à votre structure.

Vous préparez votre évaluation HAS ? Les organismes d’évaluation de la qualité des ESSMS habilités Cofrac disposent d’outils et de grilles d’analyse précis. Une préparation rigoureuse de votre CVS maximisera vos chances d’obtenir une cotation favorable lors de votre évaluation externe.

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Bibliographie – Références officielles sur le Conseil de la Vie Sociale (CVS)

1. Code de l’action sociale et des familles (CASF)
Articles L.311-6 et D.311-3 à D.311-27 relatifs au droit à la participation et au Conseil de la vie sociale.
🔗 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGITEXT000006074069/

2. Décret n° 2022-688 du 25 avril 2022 portant modification du Conseil de la vie sociale
Texte officiel modifiant la composition, les missions et le fonctionnement du CVS.
🔗 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000045637211

3. Haute Autorité de Santé (HAS) – “L’obligation de mise en place d’un conseil de la vie sociale (CVS)”
Fiche réglementaire validée par la CSMS le 27 juin 2024.
🔗 https://www.has-sante.fr/jcms/p_3838228

4. HAS – Fiche pratique n°6 du manuel d’évaluation : “Guide d’entretien avec les membres du CVS”
Document de référence pour la conduite de l’entretien CVS dans le cadre des évaluations de la qualité.
🔗 https://www.has-sante.fr/upload/docs/application/pdf/2022-03/fiche_6_guide_entretien_cvs.pdf

5. Ministère du Travail, des Solidarités et de la Santé – FAQ “Conseil de la vie sociale et autres formes de participation”
FAQ officielle publiée en novembre 2023.
🔗 https://solidarites.gouv.fr/foire-aux-questions-conseil-de-la-vie-sociale-et-autres-formes-de-participation

6. Référentiel d’évaluation de la HAS – Manuel d’évaluation des ESSMS
Documentation officielle de référence (pages 195 et suivantes pour le CVS).
🔗 https://www.has-sante.fr/upload/docs/application/pdf/2022-03/manuel_evaluation_essms.pdf